Вывод бухгалтерии на аутсорсинг – распространённая практика ведения бизнеса. Преимущества такого подхода очевидны: он позволяет снизить расходы на содержании штатных сотрудников, эффективно оптимизировать налоговый учёт, повысить экономическую эффективность, минимизировать риски, связанные с некомпетентностью специалистов и получить множество других положительных результатов. Однако внешнее управление бухгалтерией также нуждается в контроле. Поэтому ответственные руководители осуществляют мероприятия по контролю деятельности аутсорсеров. На данный момент для этого существует несколько форм и методов.
Обговорить все условия в начале работы
Взаимодействие с аутсорсером начинается с выработки программы взаимных действий. Основные её моменты рекомендуется прописать в договоре или приложении к нему. В этом случае при невыполнении требований заказчика аутсорсер будет нести ответственность в полной мере. Пристальное внимание стоит обратить на график документооборота. Исполнитель должен строго в определённые сроки предоставлять необходимую документацию. Если в этом процессе будут нарушения, руководитель предприятия вправе предъявить претензию. Также необходимо утвердить регламент взаимодействия по обмену документами и обеспечения их сохранности и конфиденциальности.
Назначение координаторов
Для эффективной совместной работы необходим координатор, назначенный в компании-заказчике и отвечающий за взаимодействие с исполнителями со стороны аутсорсинговой компании. Его зона ответственности - контакты с сотрудниками аутсорера, предоставление им необходимой информации, доведение информации о работе исполнителей до руководителя компании. Специалисты рекомендуют указать данные координатора в договоре. Такой же специалист, ответственный за общение с заказчиком, назначается и у аутсорсера.
Ответственность сторон
Ответственность сторон также прописывается ещё до заключения договора. Свои пункты предлагают обе стороны, все спорные моменты обсуждаются в ходе переговоров. После достижения соглашения о мерах ответственности они фиксируются в соответствующем пункте договора.
Аудит бухгалтерии
Аудит бухгалтерии осуществляется непосредственно накануне передачи дел аутсорсеру. Проводится он, как правило, сторонней организацией, не заинтересованной в искажении информации. В процессе взаимодействия с аутсорсером также необходимо проводить аудит. Его периодичность определяет главный бухгалтер организации (при наличии) или её руководитель. Грамотная ревизия выявит все недочёты в ведении бухгалтерского и налогового учёта, допущенные исполнителем, и потребовать их устранения. Ведь ответственность за нарушения финансовой дисциплины организации несёт не подрядчик, а руководитель фирмы.
Система коммуникации
Ещё один фактор эффективной работы аутсорсера – грамотно выстроенная система коммуникации с компанией-заказчиком. Между обеими сторонами договора необходимо строго определить порядок обмена данными и регламент общения. Очень важно уже на низовом этапе сотрудничества создать условия для оперативного взаимодействия. В качестве каналов можно использовать телефонную связь, электронную почту, мессенджеры, корпоративную систему и т.д.
Удаленный доступ
Многие аутсорсинговые компании предоставляют возможность дистанционного контроля. самый распространённый способ организации такого взаимодействия – это разрешение удаленного доступа к системам ведения учета (приложения 1С) или системе управления взаимодействия с клиентами (CRM). Данные программы в режиме он-лайн позволяют отслеживать ход проведения работ и операций. Доступ в большинстве случаев осуществляется через интернет, реже – посредством специальных терминалов. Помимо бухгалтерской отчетности, заказчик имеет возможность удаленно контролировать движение средств по банковским счетам, подготовку и сдачу отчетности и прочие операции. В целях безопасности доступ осуществляется с помощью электронной подписи.
Контроль аутсорсера – безусловно, важное направление деятельности. Однако он не избавит руководителя от проблем, если Ваш партнёр окажется недобросовестным. Поэтому очень важно на этапе поиска подрядчика выбрать самого достойного. А это можно сделать, изучив репутацию компании, оценив опыт её работы, проанализировав отзывы других клиентов о её деятельности.